Die fünf wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement

Projektmanagement – ist das Hexenwerk oder banal? Die Wahrheit liegt wie so oft irgendwo dazwischen, und ein gut gemachtes Projekt im „großen Stil“ ist sicher eine Herausforderung für Projektleiter. Aber meistens braucht es nicht den extrem versierten Projektleiter, um ein kleineres Projekt aufzusetzen.
 
Zieldefinition
Wichtig ist zunächst, das Projekt abzustecken. Was wird von dem Projekt erwartet? Was darf es kosten, wie lange darf es dauern? Welche Leistungen müssen in welcher Qualität erbracht werden? Ganz wichtig ist auch, abzustecken, was eben nicht zu dem Projekt gehört.
 
Zielgruppe
Für wen machen wir dieses Projekt? Das fängt schon bei der Frage nach dem Auftraggeber an. Ist dieser unklar, bleibt das ganze Projekt vage. Wer trifft Entscheidungen? Wer bezahlt das Projekt? Wer vertritt das Projekt, wenn es durch stürmische Zeiten geht?
Mit Stakeholder-, Promotoren- oder Kraftfeldanalyse kann man noch einen Schritt weiter gehen. Wie ist die Einstellung zum Projekt? Wer verbindet damit Ängste, Hoffnungen oder Befürchtungen? Und wer hat die „Macht“?
 
Planung
Zur Planung eines Projekts gehört zunächst der Projektstrukturplan oder PSP. Ihn nennt man „die Mutter aller Pläne“, und das nicht umsonst. Darauf fußen nämlich alle anderen Kosten-, Zeit und Ressourcenabschätzungen und damit alle weiteren Planungen. Soweit die Basics. Ab hier haben die ausgebildeten Projektleiter die Nase vorn: Da wird vorwärts und rückwärts geplant, da werden freie Puffer ermittelt und ausgemerzt, der Kritische Pfad wird ermittelt, was das Zeug hält. Aber hier gilt: Das kann man lernen. Kein Hexenwerk.
 
Steuerung
So. Jetzt (und nicht früher!) fängt das Projekt an zu laufen. Alle Pläne stehen und der Auftraggeber hat (in vollem Bewusstsein der Auswirkungen) den Startschuss gegeben. Ab jetzt wird kontrolliert, ausgewertet und nachjustiert. Hat etwas länger gedauert als geplant? Steht das bisher ausgegebene Geld noch im Verhältnis zu dem bereits erreichten? Auch hier gibt es wieder hilfreiche Methoden, das Stichwort für die Google-Suche ist „Earned Value Analyse“. Aber Betriebswirte kommen auch ohne die Formeln aus ;)
 
Rückblick
Ist das Projekt abgeschlossen, lohnt sich der Blick zurück. Ja, ich weiß, Lessons Learned macht mittlerweile fast jede/r. Aber was nutzen die ganzen Projektabschlussberichte, wenn sie hinterher in den Schubladen liegen? Hier ist definitiv schweigen Silber und reden Gold. Nur so können andere Projekte Fehler vermeiden. Aussagen können anonymisiert werden, wenn einzelne Personen nicht „vorgeführt“ werden sollen – und das ist ja nun wahrlich nicht das Ziel. Ist der Inhalt noch brisanter, habe ich schon von Fällen gehört, wo zwei Berichte angefertigt wurden – einer für den Kunden, und einer für das organisationale Lernen. Habe ich natürlich nur von gehört. Natürlich noch nie gemacht. Wäre bei meinen Projekten natürlich nicht notwendig.
 
Darüber hinaus braucht es natürlich noch ein Risikomanagement, Abweichungsmanagement, eine gute Dokumentation, einen Kommunikationsplan und vieles mehr – aber mit diesen Fünf kann man schon ganz schön viel erreichen!